구글 독스로 문서 공유하기

회사에서 혹은 학교 과제를 위해 팀을 이루어서 문서를 작성할 일이 생각보다 많이 생깁니다. 이럴 경우 보통은 여러 사람이 각자 담당한 파트의 내용을 작성한 뒤 취합하는 과정을 거치게 됩니다. 취합하는 시간도 오래걸릴뿐더러 취합 도중 데이터가 누락 혹은 변경되는 경우 잘못된 부분을 나중에 다시 수정해야하기 때문에 전체적인 업무효율이 떨어지게 됩니다. 

그래서 여러대의 컴퓨터가 네트워크로 묶여있는 사무실의 경우는 공유폴더를 만들어서 문서를 공유하는 방식으로 문서 작성 효율을 높히기도 합니다. 하지만 최근 랜섬웨어가 윈도우 네트워크의 취약점을 뚫고 들어오기 때문에 마음놓고 사용하기 힘든 상황입니다.

구글에서는 번역기 뿐만 아니라 다양한 편의 기능을 제공해주는데 그중에 구글독스(google docs)라는 기능을 사용하면 공유폴더를 쓰지 않아도 여러사람이 같은 문서를 공유하면서 동시에 편집을 할 수 있습니다. 이번 포스팅에서는 구글독스에 파일을 올리는 방법과 공유하는 방법에 대해 적어보겠습니다.

구글 메뉴에서 '문서'를 클릭합니다.

폴더모양의 아이콘을 클릭합니다.

파일 열기 창에서 업로드를 눌러줍니다.

그 전에 오피스의 엑셀로 간단한 테스트용 시트를 만들어 둡니다.

위에서 만든 테스트용 엑셀파일을 파란색 점선 영역에 드래그합니다.

그러면 바로 구글독스의 스프레드시트 편집창이 뜨게됩니다.

파일명과 내용이 엑셀에서 작업하던것과 동인한 것을 확인 할 수 있습니다.

수정할 열 또는 행에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하면 수정할 수 있는 옵션이 표시됩니다. 

하단부에 '+'버튼에서 시트 추가도 가능합니다.

구글독스에서 편집하던 파일을 PC에 다운받고 싶다면 '파일->다른 이름으로 다운로드' 메뉴를 선택하면 됩니다.

여러 사람과 함께 문서작성 혹은 편집을 할 경우 다른 사람들도 문서에 접근 할 수 있도록 구글독스에 문서를 올린 사람이 사용할 멤버를 등록해줘야 합니다.

등록하기 위해서 우측 상단부분의 '공유' 버튼을 눌러줍니다.

그러면 문서를 공유할 상대의 이메일을 입력할 수 있는 창이 뜨게됩니다.

구글 계정의 주소록에 등록되지 않은 상대라면 주소 형식에 xxxx@google.com 이런 형식으로 완전한 메일 주소를 입력해주고 완료를 누르면 등록 절차가 완료됩니다.

이제 상대방이 메일을 확인해서 승인 확인을 하면 상대방도 해당 문서에 접근해서 편집 할 수 있게 됩니다.

해당 문서의 주소 (https://docs.google.com/spreadsheets/d/xx~) 를 상대방에게 알려주면 바로 편집화면으로 접속 할 수 있습니다. 

파일을 PC에 저장해야하는 경우 '파일->다른 이름으로 다운로드' 를 통해 구글독스에서 수정한 파일을 다운받을 수 있습니다.

붉은색 네모상자에 있는 작대기 3개 아이콘을 누르면 아래와 같이 사용자가 구글독스에서 편집중인 스프레드문서(엑셀파일) 리스트를 볼 수 있습니다.

작대기 3개 아이콘을 다시한번 클릭해주면

사이드에 이런 메뉴창이 나오게 됩니다.

이 메뉴창을 통해 word나 PPT 파일 보관함으로 이동할 수 있습니다. 

이번에는 파워포인트를 이용해 테스트용 PPT파일을 만들어 줍니다.

구글 docs의 프레젠테이션 항목으로 들어가서 엑셀파일과 마찬가지 방법으로 업로드 해주면 위와같이 PPT파일이 올라가게됩니다.

구글독스 사용시 주의할 점은 사용자가 편집하는 순간 바로 저장이 되는 것입니다.

따로 저장버튼을 누르지 않아도 되서 편리한 점도 있지만 실수로 데이터가 삭제 혹은 변경된 것을 모르고 창을 닫아버리면 해당 데이터를 되돌릴 방법이 없어집니다. 창을 닫지 않은 상태라면 ctrl+z로 되돌리기가 가능합니다.

따라서 일정한 주기로 구글독스에 있는 파일을 백업하는 것이 좋습니다.

구글독스에 올린 문서를 삭제 혹은 실수로 삭제한 문서를 복원하는 방법은 구글독스로 문서를 생성/삭제/복원하기를 참고하시기 바랍니다.